Die OKR Methode – Strategische Ziele festlegen und erreichen

Theoretisch klingt es simpel: Erfolg setzt zwei Dinge voraus – klare Ziele und den Weg, sie zu erreichen. Praktisch gesehen ist es allerdings doch nicht ganz so leicht, wie man es sich ausmalt. So treten oft unvorhergesehene – und unvorhersehbare – Ereignisse auf den Plan, die kurzfristig bewältigt werden müssen und Umwege erfordern. Dadurch können in komplexen, strategischen Projekten Ziele zwar unbeabsichtigt, aber dennoch schnell unklar und diffus werden, bis man sie schließlich vollkommen aus den Augen verliert.

OKR DEFINITION

Um übergeordnete Ziele im Blick zu behalten und zu erreichen, empfiehlt es sich mit den Objectives-Key-Results (kurz: OKR) zu arbeiten. Zukunftsweisende und innovationsstarke Unternehmen wie bspw. Google verdanken und begründen ihren Erfolg mit der konsequenten Anwendung der OKR Methode. OKR ist die Abkürzung von Objectives and Key Results (OKRs). Objectives sind die übergeordneten Ziele, die es zu erreichen gilt. Die Key Results sind die Schlüssel-Ergebnisse, die erreicht werden müssen, um überhaupt ans Ziel gelangen zu können. OKRs sind das Fundament jeder erfolgreichen Strategie. Die OKR Methode dient in Unternehmen als Managment-Tool zur Mitarbeiterführung. Doch auch Einzelkämpfern auf dem Weg in die Selbstständigkeit hilft diese agile Vorgehensweise, um ihre Ziele nicht aus den Augen zu verlieren und schlussendlich zu erreichen.

WOFÜR STEHT OKR?

Durch die OKR Methode werden Aufgaben und Ziele von verschiedenen Projekten, Teams und Mitarbeitern mit der Strategie und Vision eines Unternehmens gekoppelt. So ist gewährleistet, dass alle Beteiligten stets auf das übergeordnete Ziel hinarbeiten. Wichtig zu wissen: Auch wenn es ein modernes Tool der Mitarbeiterführung ist, ist ein wesentliches Merkmal der OKR Methode, dass sie weder zu Mitarbeiterbewertung noch für Bonusberechnungen genutzt wird.

OKR splittet komplexe und zuweilen etwas schwammige strategische Unternehmensziele in qualitative Ziele (Objectives) und quantitative Ziele (Key Results) auf. Dabei wird oft eine sehr granulare Definition der Schlüssel-Resultate erreicht, was zu einem klaren Verständnis der Aufgabe und der Umsetzung führt, und dadurch Stress, Frustration und Fehleranfälligkeit deutlich reduziert.

OBJECTIVE: Was sind die übergeordneten Ziele, die in 3 bis 5 Jahren erreicht werden sollen? Was ist die Vision, das Unternehmensleitbild?

KEY RESULT: Was sind die erforderlichen Schritte, Aufgaben und Herausforderungen, die bewältigt werden müssen, um dorthin zu kommen? Was davon muss in den nächsten 6 bis 12 Wochen getan werden? Und: Woran und wie wird das Erreichen der Schlüssel-Ergebnisse gemessen – in klaren Zahlen?

ZIELERREICHUNG: Ist erfolgt, wenn alle identifizierten Key Results erfüllt sind.

Das der OKR Methode zugrundeliegende Prinzip sind konsequente und regelmäßige Loops. Das Anlegen einer Strategielandkarte ist hilfreich, um die Meilensteine auf dem Weg zur Zielerreichung festzulegen. Auch diese wird regelmäßigen Reviews unterzogen und ggfs. nachjustiert.

WARUM WIRD OKR EINGESETZT?

Die OKR Methode hilft Unternehmen

die übergeordnete Mission und Vision der Unternehmensstrategie durch überschaubare, klar definierte, kurzfristige Planungsschritte zu erreichen – organisationsübergreifend.
Klarheit für die Mitarbeiter über die konkreten Aufgaben, damit sie konzentriert daran arbeiten.
die Kommunikation der Mitarbeiter und Teams untereinander zu verbessern.
eindeutige Ausrichtung und Fokussierung auf die nächsten drei Monate.
Erfolgsmessung transparent darzustellen und durchzusetzen.
knappe Ressourcen zielgerichtet und zum richtigen Zeitpunkt einzusetzen.

Heute sind OKRs DAS zentrale Steuerungssystem, um Innovation und Wachstum des Unternehmens auf der Erfolgsspur zu halten. Innovationsstarke Unternehmen wie Google setzen konsequent – und äußert erfolgreich – das Instrument der OKRs ein.

Doch weshalb ist der OKR-Zielrahmen so erfolgreich?

Er ist einfach und transparent.
Er regt kreatives, unkonventionelles Denken an.
Er stellt wichtige Ergebnisse in den Mittelpunkt und nicht Aufgaben.
Er ist diszipliniert, reagiert aber auch flexibel auf neue Erkenntnisse.
Er fördert die Zusammenarbeit in Teams über Organisationsstrukturen hinweg.
Er bietet richtig vieles, was häufig fehlt, wenn im Arbeitsalltag ein Mangel an Klarheit herrscht.
OKRs sind nicht direkt an finanzielle Anreize der Mitarbeitenden gebunden. Deshalb können diese bei der Beurteilung des Fortschritts eine offene, lernende Haltung einnehmen und müssen nicht tricksen, um ihre Aussicht auf Bonus und Belohnung zu erhöhen.

Der Grund, warum Projekte scheitern

Es kommt immer wieder vor, dass wir als Experten für Strategieentwicklung in Unternehmen gerufen werden, in dem alle Projekte auf rot stehen, das Budget aus dem Ruder gelaufen ist und die Mitarbeiter überfordert und frustriert sind. Häufig liegt die Ursache darin, dass Projektteams einfach drauflosarbeiten – ohne klares Ziel und ohne Bewusstsein, anhand welcher Kriterien die Erfüllung ihrer Aufgaben überprüft werden. Hier schafft die OKR Methode Abhilfe: Die strategischen Inhalte aus dem Strategierahmen – idealerweise festgehalten in einer Strategielandkarte – und dem Leitbild werden in konkrete Ergebnisziele übersetzt, an denen die Expeditionsteams sich bewähren und die sie bewältigen können.

EXKURS Die SMARTe Methode der Zielformulierung

Der Ansatz der Objectives and Key Results (OKR) geht zurück auf den Ansatz des Management by Objectives, d.h. die Planung bzw. Führung durch klare Zielvereinbarung. Ferdinand Drucker prägte den bis heute gültigen, einprägsamen, und einfachen Grundsatz der Zielformulierung.

Die Ziele sollen „SMART“ formuliert werden:

Spezifisch – auf ein konkretes Ergebnis bezogen
Messbar – mit objektiven Kriterien
Aktiv beeinflussbar – innerhalb des eigenen Einflussbereiches
Realistisch – basierend auf einer ehrlichen Einschätzung
Terminiert – mit einem verbindlichen Datum

WIE FUNKTIONIERT OKR IN DER PRAXIS?

Damit die zugrundeliegende Strategie realisiert werden kann, sollte sich ein OKR-Ziel stets an wichtigen Voraussetzungen orientieren. Dementsprechend gibt es – über die bereits erwähnten SMART-Kriterien hinaus – folgende unverzichtbare Grundsätze:

Ziele: Das langfristig übergeordnete, visionäre Leitbild des Unternehmens wird auf mittelfristige Jahresziele heruntergebrochen, um die Strategie erfolgreich umzusetzen.
Relevanz: Das aktuelle Ziel muss eine notwendige Bedingung formulieren, um den Unternehmenszweck und den strategischen Auftrag zu erfüllen.
Inspiration und Motivation: Das Ziel ist positiv und erstrebenswert formuliert und regt so zu neuem Denken und Ausprobieren an – auch jenseits der Komfortzone.
Steuernd: Das Ziel bezieht sich auf Engpässe in der Organisation, wo nur beschränkte Ressourcen und Kapazitäten zur Verfügung stehen. So hilft es, Entscheidungen zu treffen und zu fokussieren.
Ambitioniert: Die Erreichung der Key Results wird über eindeutige Kennziffern gemessen, die in einem gewissen Ergebniskorridor – meist zwischen 70% und 90% – liegen. Werden kontinuierlich 100% erreicht, so sollten die Ziele ehrgeiziger gesteckt werden.
Öffentlich: Die OKRs sollten im gesamten Unternehmen bekannt und einsehbar sein, um maximale Transparenz und Fokussierung zu gewährleisten.

Akzeptanzkriterien als hilfreiches Instrument

Ein hilfreiches Tool, von dem Sie auf dem Weg der strategischen Umsetzung unbedingt Gebrauch machen sollten, sind Akzeptanzkriterien. Das sind messbare Prüfkriterien, an denen Sie feststellen können, ob die bestimmten Etappen tatsächlich erreicht wurden. Sie müssen so klar und deutlich wie möglich definiert werden. Die wichtigsten Merkmale von Akzeptanzkriterien sind:

Einflussgrößen, die den strategischen Nutzen am besten reflektieren wie bspw. Kundenzufriedenheit.
Eindeutige Kennzahlen, die von anderen Einflüssen unbeeinträchtigt sind. In diesem Beispiel die spezifische Kundenzufriedenheit in Verbindung mit einem neuen strategischen Angebot.
Objektive Messbarkeit. Entweder digital mit „erfüllt“ oder „nicht erfüllt“ oder anhand metrischer Zahlenwerte. In unserem Beispiel: Zufriedenheit der Kunden mit einem strategischen Angebot in Form des Net Promotor Scores.

LEITFRAGE in der Anwendung der OKR Methode „Mit welchen konkreten Ergebnissen maximieren wir die Wahrscheinlichkeit, dass der angestrebte Zielzustand schnellstmöglich eintritt?"

Der Schlüssel zum Erfolg: Die Schlüssel-Resultate

Sie beschreiben, was aktiv getan werden muss, um das Ziel zu verwirklichen. Sie zeichnen sich durch zielgerichtete Aktivität und eigenes Tun aus. Achten Sie darauf, dass weniger oft mehr ist. Nehmen Sie sich zu viele vor, besteht die Gefahr, dass Sie sich vor allem bei komplexen Aufgaben verzetteln. Legen Sie daher pro Ziel und Quartal maximal vier Schlüssel-Resultate fest. Auch hier gibt es bestimmte Merkmale, welche ihnen zugrunde liegen. Sie sind…

unverzichtbare Bedingungen, damit der gewünschte Zielzustand eintreten kann.
durch eigene Initiative umsetzbar.
keine To Dos, sondern zielführende Ergebnisse. Beispielsweise „Wettbewerbsanalyse“ ist kein Schlüssel-Resultat, weil der Begriff lediglich eine Tätigkeit beschreibt, nicht aber das Ergebnis. Ein Schlüssel-Resultat in diesem Zusammenhang könnte heißen: „die drei größten Differenzierungsmerkmale gegenüber dem Wettbewerb identifiziert“.
ebenso objektiv messbar wie die Akzeptanzkriterien eines Zieles: Entweder ein Prototyp wird präsentiert oder nicht. Oder es werden tausend potenzielle Kunden aktiv angesprochen.
innerhalb eines Quartales realistisch umsetzbar.

OKR BEISPIEL

Dass die OKR Methode nicht nur in Großkonzernen zur Anwendung kommen kann, sondern auch Solo-Entrepreneurs und sogar das Privatleben eines jeden einzelnen bereichert, zeigt unser Praxis-Beispiel.
Ein Element Ihres persönlichen Leitbildes es ist, ein vitaler und gesunder Mensch zu sein.
Ihr Ziel ist es, am Berlin-Marathon teilzunehmen, um Ihnen selbst zu beweisen, dass Sie körperlich fit und belastbar sind. Und so hilft Ihnen die OKR-Methode, diese Ziele zu erreichen:

Ihre Akzeptanzkriterien:

Über die Ziellinie am Brandenburger Tor rennen
Zeitlicher Rahmen: innerhalb von weniger als vier Stunden nach Start

Ihre messbaren Schlüssel-Resultate für die nächsten 3 Monate:

Gewicht auf 90 Kilogramm reduzieren
Ausschließlich organische Ernährung
Kein Alkohol außer Freitag- und Samstagabend
Vier Trainingsläufe von mehr als einer Stunde pro Woche

Setzen Sie die ambitionierten Key Results konsequent um, erreichen Sie die Akzeptanzkriterien und sind damit den Beweis angetreten, dass Sie vital und gesund sowie fit und belastbar sind. Voilá!

DIE 7 PRINZIPIEN ERFOLGREICHER OKRs

Sicher fragen Sie sich, wie Sie OKRs implementieren können. Bewährt haben sich einige wichtige Prinzipien, mit denen sich OKRs zu einem mentalen Navigationssystem ergänzen, das Sie allein, involvierte Bereiche und/oder eine ganze Organisation effektiv synchronisiert:

Die drei strategischen Ziele auf Ebene der Gesamtorganisation zahlen auf den Unternehmenszweck ein. Die Ziele und Schlüssel-Resultate sollen komplementär sein, d.h. sie ergänzen und verstärken sich und zahlen in ihrer Kombination auf den strategischen Rahmen und das Leitbild ein.
Das strategische Führungsteam betrachtet es als seine Aufgabe, dass Ziele verschiedener Einheiten sich nicht widersprechen oder um die gleichen Ressourcen kämpfen. Die Ziele einzelner Expeditionsteams wirken bestärkend auf die übergeordneten Ziele der Strategie. Die Ziele aller Beteiligten helfen, die Ziele des Teams zu erreichen. Jede Person in der Organisation hat unterschiedliche mentale Navigationsdaten, die zusammen die optimale Route zum Endziel ergeben. Oft sind Schlüsselergebnisse auf einer übergeordneten Ebene die Ziele für die Ebene darunter.

Niemand verfolgt mehr als drei Ziele gleichzeitig. Dem liegt die Erkenntnis zugrunde, dass unser Gehirn schlicht nicht mehr als drei Dinge gleichzeitig konsequent verfolgen kann. Üblicherweise gibt es neben der Strategieumsetzung das wichtige Tagesgeschäft. Keine Organisation und kein Management Team ist in der Lage, neben der operativen Steuerung mehr als drei strategische Zielsetzungen im Blick zu behalten.

3. Die übergeordneten Ziele sollten sich so voneinander abgrenzen, dass unterschiedliche Juroren erforderlich sind, um im Rahmen von Reviews den Fortschritt zu beurteilen und neue Anforderungen zu stellen.

4. Auf der Ebene des einzelnen Teammitglieds sollten die Ziele eine Balance zwischen den Interessen der Organisation und den Zielen des Einzelnen bewirken. Zwei Ziele sollten auf übergreifende Prioritäten einzahlen, eins sollte sich auf die Weiterentwicklung erforderlicher Kompetenzen und Fähigkeiten der Linieneinheit oder des Individuums beziehen.

5. Ein Ziel sollte maximal für den Zeitraum eines Jahres formuliert werden. Sobald ein Ziel verwirklicht wurde, kann es durch ein neues ersetzt werden. Jedes Quartal gilt es im Rahmen eines Check-In zu überprüfen, ob das Ziel aufgrund neuer Erkenntnisse angepasst werden muss und welche Jobs in den nächsten drei Monaten die Wahrscheinlichkeit maximieren, dass das Ziel trotz aller Ungewissheit zu verwirklichen ist.

6. Für jedes Ziel und jedes Schlüssel-Resultat muss es einen „Leader“ geben. Jemanden, der alles daran setzt, die richtigen Menschen zusammenzubringen und zu aktivieren. Für den Leader oder die Leaderin ist es eine Frage der Ehre, alles in seiner bzw. ihrer Macht Stehende zu tun, um im vorgegebenen Zeitraum ein bestmögliches Ergebnis zu erreichen.

7. OKRs sind explizit nicht Gegenstand taktischer Planspiele, um sich einen guten Bonus zu sichern oder beim nächsten Beurteilungsgespräch gut dazustehen. Sie formulieren eine mentale Selbstverpflichtung, ein bestimmtes Ziel zu erreichen und auf dem Weg dahin explorativ zu lernen. Bei der Bewertung geht es nicht darum, 100 Prozent zu erreichen. Es geht darum, ehrlich und offen zu reflektieren, wie viel von dem, was man sich vorgenommen hat, eingetreten ist – und was die Ursachen für die Abweichung von den ursprünglichen Erwartungen waren. Nicht der Prozentsatz ist wichtig, sondern die richtigen Lehren und Rückschlüsse für den nächsten Zyklus.

Daher ist es essentiell, sich die Strategie und die damit einhergehenden Ziele regelmäßig vor Augen zu führen und sehr hilfreich, diese in Objective and Key Results festzuhalten. Auf dieser Grundlage kann jedes Unternehmen und jeder Unternehmer jede noch so komplexe und langfristig strategische Vision verwirklichen!

OKRs operationalisieren die effektive Strategieumsetzung über alle betroffenen Bereiche hinweg. Auch Führungsteams sollten stets das Leitbild als Mittel nutzen, um zu überprüfen, ob alle notwendigen Aspekte über Ziele verteilt wurden.

WELCHE UNTERNEHMEN NUTZEN OKR?

OKR können in jeder Organisation zum Einsatz kommen. Wie in unserem Beispiel gezeigt, sogar im Privatleben. Also ganz gleich, ob Sie Gründer, Einzelunternehmer, Firmeninhaber sind: Mit OKR erreichen Sie Wachstum, Innovation und Erfolg – dauerhaft und nachhaltig.